“大案牍术”是什么？这个词，就连文史专家也觉得陌生。电视剧《长安十二时辰》的热播，带火了它。剧中解释，相当于现代的大数据。靖安司中，徐宾最擅长在档案中发掘有用信息。
唐朝对档案的利用，真的这么发达吗？不知道。不过，进入档案数字化时代的今天，“大案牍术”真的可以实现。近日，现代快报记者探访江苏省档案馆，揭秘现实版“大案牍术”。
现代快报+/ZAKER南京记者 刘静妍
查档大厅，人人可以操作“大案牍术”
“我们在《长安十二时辰》里看到的所谓的‘大案牍术’，实际上是作者的艺术创作，是一种虚构。”江苏省档案馆管理部主任蔡宜军告诉现代快报记者，剧中，在很短时间内，利用档案能查到很多东西，并且很快得出结论。这在当时的条件下，几乎是不可能实现的。
“大案牍术”依赖的是人脑的记忆，每次都要临时调度大量人力和物力，突击整理和分析档案。“而如今有了现代化的工具，利用计算机，我们可以把人力、物力的投入放在平时。当需要查询时候，就很便捷了。”
8月9日下午，在江苏省档案馆，不少人正用查档大厅的电脑查询想找的档案。
“带上身份证，便可以查阅开放档案。”一位工作人员介绍，身份证验证后，便可以获得一个授权码，然后在查档区的电脑上登录系统，根据题名、年份、责任者、机构等进行检索。检索到想要的内容，提交申请，获得审批之后，便可以看到全文了。
数字化的背后环环相扣，都是精细活
现在，在档案馆的查档大厅检索、利用档案，已经非常便捷了。其实，这背后有一系列的“精细活”。记者探访江苏省数字档案中心，见证了纸质档案数字化的幕后全流程。从档案出库、拆卷、编页码等前期处理，到修裱、扫描、著录和数据挂接，再到档案装订、入库……环环相扣，并且每个环节有质量检查。
首先是拆卷，进行初步鉴定和简单筛选，看看里面有没有破损的地方、重复的内容，然后进行编页码。“不是每一卷都是非常完整的，有的卷打开以后破损很严重，拆的时候就要很小心。参差不齐、大小不一、黑白不均，有被老鼠咬过的，有水淹过的、有火烧过的……”江苏省数字档案中心副主任刘兢兢介绍，历史档案的纸张会有破损、皱褶、折痕，拆卷之后，要先压平，需要修裱的要拿去修，全部都处理好了，才能进行扫描。
著录是最重要的环节，与档案的检索、查阅直接相关。90后李乐宁是著录组组长，记者采访时，她正聚精会神地对着电脑屏幕，在密密麻麻的表格中依次输入档号、文件号、责任者、题名、文种等信息。长时间盯着电子表格，不会眼花吗？李乐宁说，工作六七年，也不是没出过差错，但总体上已经练得很娴熟了。“在著录项里，要把档案的信息提取出来。比如简报，如果只把简报两个字录入在档案的题名里，那么就没有检索的意义了，因此需要提取出：什么时间、什么内容的简报。”刘兢兢介绍。而档案的文本并不统一，有繁体的、文言的，甚至还有别字、文法不规范的，自动识别难以完成，就必须人工著录。
著录完成之后，是数据上传、挂接，完成目录与扫描图片的关联。最后，普通的档案要经过装订，线装书还要恢复原貌，大小不等的便条要整齐地贴在里面，档案才能入库保存。
“文字、声像、录音、图片，各种载体的档案都要数字化。现在大批量的是纸质档案的数字化，便于跨馆、跨区域、跨时空地利用。”
珍贵原件在库房妥善保存，颐养天年
档案数字化以后，珍贵的原件便可以回到库房“颐养天年”了。档案库房，对于温湿度都是有规定的，要求温度控制在14～24℃，相对湿度控制在45～60%，稳定的环境，能使档案得到妥善的保存。
江苏省档案馆的特藏库，是“镇馆之宝”的集中之地。馆藏珍贵档案，都保存在这个库房：有中国档案文献遗产《朋僚函札》《南京长江大桥建设档案》以及重点革命历史档案；有唐代以来的书画精品、明代诰命和清代翁同龢的题跋；还有3万多盒录像带、12万张照片、5000多枚印章等特殊载体档案……
其中，录像带保存了上世纪八九十年代江苏电视台播放的所有新闻类、专题类、文艺类等节目。老照片已经全部数字化了，属于公开档案的部分照片，在一楼查档大厅都能查阅到。还有唱片档案，是上世纪20年代至60年代的黑胶唱片，包括当时上海知名歌手周璇、京剧名家的唱片等等，这些现在基本上也数字化了，但目前还没有上网公开。
“这些全部要数字化，分期分批公开。”江苏省档案馆法规宣教处处长张少敏说。
档案将更有“智慧”，实现全文检索
江苏省档案馆有一个区域，整齐排列着一排排大约一人高的柜子，柜子由一格格抽屉组成，抽屉里装满了小卡片。蔡宜军介绍，这些是最初的纸质档案检索工具。在档案数字化之前，它们在早期的“大案牍术”中扮演着重要角色。
经过一段时间的发展和演变，现在，江苏省档案馆正在进行档案的全文数字化，也就是把原来的档案变成计算机可以识别的图片格式文件，通过题名、责任者等著录项中的关键词进行检索。
“下一步，是把档案转化成可以进行全文搜索的数据格式。加上现在各行各业形成的电子文档，这些都是可以进行全文数据检索的。”蔡宜军说，以此为基础，才能实现档案的“大数据”管理、检索和应用。
国家档案局原局长、中央档案馆原馆长杨冬权也曾提出：“档案数字化，是把纸质档案扫描成图片，这些图片上的档案内容，还需要人来解读，不能成为数据，由电脑来处理。今后，应该把这些图片转化为电脑可以读的字，变成电脑可以任意检索的数据，进入大数据系统，可以任意检索、主动推送、深度挖掘。”这也就是“智慧档案”，比现在的档案数字化更高级。因为档案数字化需要对扫描的档案进行文字识别、注录标题并输入电脑，工作量巨大，难度也很大。今后全文内容识别的OCR技术更先进，是档案人的下一个目标方向和风口。
